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西安地鐵運(yùn)營(yíng)分公司物資部2010年3月份成立, 2010年11月份搬至渭河車(chē)輛段。前期, 由于物資部人員少, 各部物資需求緊急, 且部門(mén)對(duì)需求信息描述不清等因素, 導(dǎo)致物資部前期工作困難重重。為保障供應(yīng), 確保開(kāi)通, 物資部全體人員齊心協(xié)力, 全力以赴, 加班加點(diǎn), 在物資部領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)下, 較為圓滿(mǎn)地完成了運(yùn)營(yíng)開(kāi)通前、后物資供應(yīng)工作。為西安首條地鐵的綜合聯(lián)調(diào)、順利開(kāi)通、平安運(yùn)營(yíng)作好了物資保障。

但物資管理工作不僅是保障供應(yīng), 它是對(duì)本企業(yè)所需物資的采購(gòu)、使用、儲(chǔ)備等行為進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制, 包括物資計(jì)劃制訂、物資采購(gòu)和物資倉(cāng)儲(chǔ)管理等幾個(gè)重要內(nèi)容, 其中物資倉(cāng)儲(chǔ)管理又包括物資的驗(yàn)收、出入庫(kù)、物資存放保管、賬目、盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互影響, 任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題, 都將對(duì)企業(yè)的物資供應(yīng)造成不良影響。本文就根據(jù)兄弟地鐵公司的倉(cāng)儲(chǔ)管理經(jīng)驗(yàn), 結(jié)合自身實(shí)踐, 針對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)管理各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題, 從兩個(gè)方面對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)管理工作進(jìn)行分析思考。

計(jì)劃從倉(cāng)庫(kù)布局規(guī)劃、人員配備、信息化管理等五個(gè)方面來(lái)具體介紹。

渭河車(chē)輛段設(shè)物資總庫(kù)一座, 具體包括立庫(kù)、平庫(kù)區(qū)、工建料棚、雜品庫(kù)和材料堆場(chǎng)。倉(cāng)庫(kù)功能設(shè)置基本合理。

存在問(wèn)題:

(1) 倉(cāng)庫(kù)布局過(guò)于分散, 既不便于日常安全管理, 又導(dǎo)致物資出入庫(kù)作業(yè)場(chǎng)所過(guò)于分散, 增加人員工作量。

(2) 立庫(kù)控制室布局非常不合理, 監(jiān)控室未能正對(duì)立庫(kù)巷道。在立庫(kù)作業(yè)時(shí)不能實(shí)時(shí)監(jiān)控堆垛機(jī)作業(yè)狀態(tài), 存在安全隱患。

(3) 平庫(kù)區(qū)無(wú)水管及排水設(shè)計(jì), 造成庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生清潔用水非常不便。

(4) 平庫(kù)區(qū)屋頂設(shè)計(jì)過(guò)低, 配置天車(chē)無(wú)法正常使用。

(5) 平庫(kù)區(qū)未設(shè)計(jì)有效地降溫排風(fēng)系統(tǒng), 夏季庫(kù)內(nèi)氣溫非常高, 不便于物資有效科學(xué)存放。

存在問(wèn)題:

(1) 現(xiàn)有庫(kù)管員均無(wú)物資管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)教育經(jīng)歷, 嚴(yán)重缺乏物資管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn), 且人員不穩(wěn)定, 變動(dòng)頻繁, 為倉(cāng)儲(chǔ)工作連續(xù)開(kāi)展造成了很大困難。

(2) 在運(yùn)營(yíng)籌備階段, 人員嚴(yán)重不足, 而在運(yùn)營(yíng)籌備期物資出入庫(kù)作業(yè)量是非常大的。由于倉(cāng)儲(chǔ)工作具有非常強(qiáng)的連續(xù)性, 這就會(huì)為后續(xù)倉(cāng)庫(kù)工作留下一定的隱患。

(3) 運(yùn)營(yíng)開(kāi)通前倉(cāng)庫(kù)物資吞吐量非常大, 資產(chǎn)管理系統(tǒng)一直未能投入使用, 倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)一直處于全手工狀態(tài)。庫(kù)管人員的工作疲于應(yīng)付, 根本無(wú)暇做其它事情。

(4) 各生產(chǎn)部門(mén)材料人員亦是頻繁變動(dòng), 給倉(cāng)庫(kù)管理造成了很多不利因素。

目前倉(cāng)庫(kù)管理沒(méi)有倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件支持, 所有出入庫(kù)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)分析全靠人工來(lái)完成, 工作量超大。前期分公司雖已開(kāi)發(fā)了資產(chǎn)管理系統(tǒng), 但未經(jīng)有效測(cè)試, 問(wèn)題較多, 根本不能滿(mǎn)足目前倉(cāng)庫(kù)管理需要?，F(xiàn)代物資管理根本無(wú)從談起。

存在問(wèn)題:

(1) 由于缺乏有效的物資管理系統(tǒng), 致使物資信息不能及時(shí)傳遞, 庫(kù)存信息不能實(shí)現(xiàn)共享。

(2) 計(jì)劃的準(zhǔn)確性控制、庫(kù)存成本控制等工作都不能有效落實(shí)。

(3) 倉(cāng)庫(kù)管理效率低下, 賬務(wù)管理人員工作量較大, 且容易出錯(cuò)。

(4) 倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)工作量較大, 且易出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)差錯(cuò)。

(5) 成本控制、消耗分析都無(wú)從作起。

(6) 不能有效發(fā)揮管理系統(tǒng)的系統(tǒng)控制功能, 使物資管理存在較多人為操作因素, 也不利客觀、公正。

(7) 計(jì)劃、采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)傳遞, 三個(gè)口數(shù)據(jù)相互失去控制, 造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不一致, 各執(zhí)一辭。

首先, 計(jì)劃準(zhǔn)確性較差, 部分物資規(guī)格型號(hào)不一致。

(1) 各部門(mén)提報(bào)需求計(jì)劃不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn), 存在一定隨意性, 致使計(jì)劃準(zhǔn)確性較差, 反映到倉(cāng)庫(kù)則顯示為送貨信息與需求計(jì)劃信息不一致, 致使倉(cāng)庫(kù)日常管理異常被動(dòng), 困難重重。

(2) 物資目錄未正式啟用, 同種物資存在多個(gè)名稱(chēng), 且規(guī)格、計(jì)量單位不統(tǒng)一, 給倉(cāng)儲(chǔ)管理增加較大工作量。

其次, 供貨商管理還有待加強(qiáng)。

(1) 部分供貨商在送貨時(shí)對(duì)于送貨單據(jù)隨意填寫(xiě), 造成送貨單、采購(gòu)訂單和協(xié)議信息不一致, 經(jīng)常延誤交貨時(shí)間。

(2) 所供物資未加貼標(biāo)簽, 供貨商送貨不能提前預(yù)約, 送貨缺乏計(jì)劃性。

(3) 供貨商未有效實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)分類(lèi), 造成常規(guī)通用物資多達(dá)數(shù)家同時(shí)供應(yīng), 既不符合采購(gòu)規(guī)律, 同時(shí)也給倉(cāng)庫(kù)管理增加了難度。

(4) 前期供貨商發(fā)票開(kāi)具很不及時(shí), 造成倉(cāng)庫(kù)賬務(wù)管理困難重重。

(5) 部分供貨商專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺, 缺乏對(duì)所供物資的了解, 造成送貨時(shí)易出差錯(cuò)。

再次, 需求部門(mén)緊急需求物資較多, 造成各種手續(xù)不全。

前期為了保障二號(hào)線(xiàn)如期開(kāi)通、平安運(yùn)營(yíng), 物資供應(yīng)保障放在首位, 這樣一方面造成先送貨, 后補(bǔ)簽協(xié)議訂單, 有違正常送貨流程, 造成出入庫(kù)單頻繁更換, 給倉(cāng)庫(kù)無(wú)端增加了很多重復(fù)工作;另一方面到貨時(shí)間缺乏計(jì)劃性, 送貨過(guò)于集中, 對(duì)于倉(cāng)庫(kù)收發(fā)貨造成很大壓力。

對(duì)于生產(chǎn)部門(mén)緊急需求物資, 為保使用, 一般都是先發(fā)物資后補(bǔ)手續(xù), 存在單據(jù)丟失遺漏現(xiàn)象。

(1) 2012年以前財(cái)務(wù)部要求物資統(tǒng)計(jì)是以該物資是否完成報(bào)銷(xiāo)作為統(tǒng)計(jì)口徑。報(bào)銷(xiāo)相關(guān)憑證要求完全一致, 而供應(yīng)商層次不齊, 原始送貨單與后開(kāi)發(fā)票、清單存在諸多出入, 造成大量出入庫(kù)單返單, 也是制約報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度的一個(gè)重要因素, 造成倉(cāng)庫(kù)人力物力的大量浪費(fèi)。

(2) 與生產(chǎn)部門(mén)接口。

a.驗(yàn)收不能及時(shí)配合, 造成到貨物資延遲入庫(kù)。

b.驗(yàn)收入庫(kù)物資不能及時(shí)領(lǐng)取。

c.需求計(jì)劃提報(bào)與領(lǐng)料人員非一人, 易造成物資到貨后而延遲領(lǐng)取, 甚至影響生產(chǎn)。究其原因是領(lǐng)料人員不知道該物資是否屬于其部門(mén) (車(chē)間) 提報(bào)。

(3) 物資儲(chǔ)存保管方面。

a.已辦完出庫(kù)手續(xù)物資與庫(kù)存物資未分開(kāi)存放, 盤(pán)點(diǎn)時(shí)易造成誤盤(pán)。

b.個(gè)別庫(kù)存物資因發(fā)生化學(xué)反應(yīng)而變質(zhì), 倉(cāng)庫(kù)無(wú)相關(guān)記錄。

c.物資存放未執(zhí)行五五化、三線(xiàn)化等要求。物資擺放未考慮物資輕重、出入庫(kù)頻率等要素。

(4) 物資出庫(kù)方面。

a.實(shí)物發(fā)放出現(xiàn)差錯(cuò), 規(guī)格相近物資發(fā)混。

b.存在白條出庫(kù)現(xiàn)象, 這是制度所不允許的。且盤(pán)點(diǎn)前未對(duì)借條進(jìn)行有效清理。造成盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)混亂。

c.部分同類(lèi)物資存放分散, 存在漏盤(pán)現(xiàn)象。

d.同樣物資存在多種名稱(chēng)且不屬于一個(gè)物資類(lèi)別, 致庫(kù)管員在發(fā)貨時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。做賬人員在下賬時(shí)易出現(xiàn)差錯(cuò)。

e.對(duì)于因緊急需求出庫(kù)物資不按規(guī)定程序辦理。存在個(gè)別物資出庫(kù)無(wú)任何記錄。

f.相近物資發(fā)放不能?chē)?yán)格執(zhí)行領(lǐng)料出庫(kù)單, 造成相近物資此多彼少現(xiàn)象。在盤(pán)點(diǎn)時(shí)就會(huì)形成盤(pán)混現(xiàn)象。

g.物資發(fā)放未嚴(yán)格執(zhí)行先進(jìn)先出原則。

(5) 倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬管理方面。

a.庫(kù)存物資標(biāo)識(shí)卡填寫(xiě)不規(guī)范, 主要表現(xiàn)為:驗(yàn)收合格物資未及時(shí)填寫(xiě)標(biāo)識(shí)卡;物資存在出入庫(kù)動(dòng)態(tài)未對(duì)標(biāo)識(shí)卡即時(shí)進(jìn)行更新, 這樣在盤(pán)點(diǎn)時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多物資卡存數(shù)與實(shí)物數(shù)不一致, 延誤盤(pán)點(diǎn)時(shí)間;填寫(xiě)不規(guī)范, 隨意涂改, 字跡潦草。且?guī)齑鏋榱愕臉?biāo)識(shí)卡隨意亂丟。

b.倉(cāng)庫(kù)管理臺(tái)賬填寫(xiě)不規(guī)范。主要表現(xiàn)在:埴寫(xiě)內(nèi)容不完整、書(shū)寫(xiě)潦草、不能即時(shí)記錄等。

c.自驗(yàn)物資送貨清單未簽署驗(yàn)收意見(jiàn)。

d.單據(jù)傳遞雖有流程, 但在執(zhí)行過(guò)程存在問(wèn)題:表現(xiàn)在部分單據(jù)傳遞無(wú)簽認(rèn)、領(lǐng)料出庫(kù)單未執(zhí)行完畢單據(jù)不能及時(shí)返單。

(1) 深入開(kāi)展規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行力度, 要對(duì)倉(cāng)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)進(jìn)行有效落實(shí), 崗位包干、職責(zé)到人。

第一, 要求倉(cāng)庫(kù)日常工作必須嚴(yán)格依照《物資倉(cāng)庫(kù)管理制度》、《倉(cāng)庫(kù)安全管理制度》、《備品備件管理辦法》、《倉(cāng)庫(kù)安全管理預(yù)防措施和應(yīng)急預(yù)案》和《物資部工作接口規(guī)定》。

第二, 通過(guò)流程梳理, 將各項(xiàng)工作分解劃分, 清晰確定人員、職責(zé)范圍, 流程交接有明確的手續(xù)證明。將工作區(qū)域分區(qū)專(zhuān)人負(fù)責(zé), 責(zé)任要求落實(shí)到個(gè)人。

意義:每一個(gè)部門(mén)不可避免的會(huì)出現(xiàn)一顆“老鼠屎”, “老鼠屎”其實(shí)不可怕, 可怕的是將污染到整個(gè)部門(mén)環(huán)境。通過(guò)明確的責(zé)任劃分, 及時(shí)發(fā)現(xiàn)這顆老鼠屎, 同時(shí)也能分清自律性強(qiáng)的員工, 不至于出現(xiàn)問(wèn)題打倒一片, 挫傷員工的積極性。

(2) 規(guī)范臺(tái)賬、記錄管理。明確倉(cāng)庫(kù)管理臺(tái)賬、記錄清單, 具體可分為賬務(wù)管理、倉(cāng)庫(kù)日常管理、倉(cāng)庫(kù)設(shè)備設(shè)施管理、倉(cāng)庫(kù)安全管理和單據(jù)移交簽認(rèn)等五方面的臺(tái)賬、記錄。臺(tái)賬、記錄填寫(xiě)要求明確到個(gè)人, 是否按時(shí)按規(guī)定填寫(xiě)將納入個(gè)人月度量化考核。

(3) 加大倉(cāng)庫(kù)工作考核 (KPI) 力度, 真正實(shí)現(xiàn)月度量化考核與工作水平、能力、態(tài)度相掛鉤。在部門(mén)人員持續(xù)增加的情況下, 績(jī)效考核有助于主管人員約束人員工作、操作行為, 考核內(nèi)容應(yīng)以實(shí)用為主。

具體考核內(nèi)容、及要求:

a.倉(cāng)庫(kù)責(zé)任區(qū)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境考核。

b.以工作效率為要求對(duì)工作質(zhì)量 (差錯(cuò)率) 、任務(wù)量 (工作完成量、工作時(shí)間量等) 量化考核。

c.從工作精神面貌、協(xié)作性、工作態(tài)度、工作流轉(zhuǎn)交接方面進(jìn)行考核。

d.從公司行政制度、紀(jì)律方面考核。

上面四項(xiàng), 主要以前兩項(xiàng)為主, 后兩項(xiàng)為輔, 此外在考核中, 盡量減少主觀上的評(píng)斷, 主要以數(shù)據(jù)為考核依據(jù), 這樣才能讓考核不流于形式, 部門(mén)人員更加注重考核內(nèi)容。

(4) 明確倉(cāng)庫(kù)作業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn), 并采取有效措施對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行卡控。如驗(yàn)收過(guò)程、發(fā)放過(guò)程、倉(cāng)庫(kù)安全管理、倉(cāng)庫(kù)危險(xiǎn)源等;

(5) 考慮庫(kù)管人員工作輪換:目前初步考慮按季度對(duì)庫(kù)管員負(fù)責(zé)物資類(lèi)別進(jìn)行輪換。

目的為:A、使人員熟悉庫(kù)房的整個(gè)操作環(huán)節(jié), 增加各環(huán)節(jié)的配合能力。B、為應(yīng)付突發(fā)的工作量增加、人員危機(jī), 能及時(shí)調(diào)配人員, 被調(diào)人員能及時(shí)進(jìn)入新崗位角色。C、倉(cāng)庫(kù)管理是一種比較繁瑣沉悶的工作, 適度輪換, 可改變員工作環(huán)境, 能增加員工的新鮮感, 增強(qiáng)員工求知欲。

(6) 日常必須開(kāi)展動(dòng)態(tài)盤(pán)點(diǎn)工作。動(dòng)態(tài)盤(pán)點(diǎn)即指對(duì)于前一天有出入庫(kù)動(dòng)態(tài)的物資要求庫(kù)管員在第二個(gè)工作日進(jìn)行詳細(xì)盤(pán)點(diǎn), 這樣就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并予以解決。

(7) 為了避免倉(cāng)庫(kù)管理問(wèn)題不能及時(shí)暴露, 嘗試月度交換盤(pán)點(diǎn)。

(8) 要求人員請(qǐng)假前后工作必須有交接, 并編制人員補(bǔ)位規(guī)定。

(9) 制訂倉(cāng)儲(chǔ)人員培養(yǎng)計(jì)劃, 內(nèi)容應(yīng)包括部門(mén)統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓(xùn)、個(gè)人提供自學(xué)計(jì)劃、送外培訓(xùn)、一對(duì)一結(jié)對(duì)子等。

(10) 一定要提前做好新線(xiàn)人員儲(chǔ)備。

(11) 穩(wěn)定高效地倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)盡快投入使用。

(12) 進(jìn)一步明確倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)內(nèi)外部接口, 并形成有章可循的具體規(guī)定。

(13) 加強(qiáng)供應(yīng)商管理, 完善供應(yīng)商到貨物資驗(yàn)收環(huán)節(jié), 避免物資驗(yàn)收存在漏洞。

(14) 新線(xiàn)介入工作倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)提早參與。早介入才能早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題, 避免形成定局而無(wú)從修改, 造成不必要的麻煩。如對(duì)于倉(cāng)庫(kù)布局規(guī)劃、功能區(qū)域劃分、設(shè)施設(shè)備配置等方面, 更需要提早介入, 設(shè)計(jì)單位應(yīng)征求使用單位的意見(jiàn)。

倉(cāng)庫(kù)工作是一個(gè)系統(tǒng)工程, 具有非常強(qiáng)的連續(xù)性, 也是一個(gè)要求非常嚴(yán)肅的工作, 來(lái)不得半點(diǎn)馬虎。對(duì)于新成立的倉(cāng)庫(kù)來(lái)說(shuō), 前期存在一些問(wèn)題是再所難免的, 通過(guò)以上問(wèn)題分析及有效整改措施, 倉(cāng)庫(kù)管理水平定會(huì)再上臺(tái)階的。